Skjema-mal
Klikk på «Administrasjon». Velg «Skjema mal» øverst til venstre. Og så «Nytt skjema» øverst til høyre i vinduet. Det kommer da opp et redigeringsvindu:
Gi skjemaet et selvforklarende navn, f.eks.: «37,5 t - 50 % stilling» eller «Kantor – 100%»
Ta arbeidstid fra menyen oppe til høyre og dra inn på dagene personen skal jobbe. Dersom fellesrådet har avtale om ubetalt lunsj, bruker man «Arbeid inkl. pause», ellers bruker man bare «Arbeid»
For å justere tidbolken, dra i topp eller bunn, eller dobbeltklikk på bolken og skriv inn tidspunkt. For å ta en dag og kopiere til en annen dag, hold nede Ctrl-tasten og klikk på bolken og så flytt den til en annen dag.
Dersom det er arbeidstakere som arbeider i «turnus», dvs. at man har et fast system på hvordan arbeidstiden er i en periode på 2, 3 eller 4 uker, så kan man lage en plan som går over flere uker ved å trykke på knappen «+ Uke» nederst til venstre. Så legger man inn arbeidstid i ukene.
Når det gjelder kantorer og organister, må man legge inn bare 80% av arbeidstiden, det er den som skal planlegges. De resterende 20% er ubundet tid, som bare skal føres i timeregistreringen.
Når skjemamaler er laget, kan arbeidstakerne velge sitt riktige skjema og så planlegge kommende plan-periode.
Man kan redigere eksisterende skjema eller slette dem. Det er viktig å legge skjemaene i en logisk rekkefølge som gjør det enklere for brukeren å finne «sitt» skjema. Bruk knappen «Rekkefølge» og flytt dem opp og ned.
For at den ansatte ikke skal ha mulighet for å velge feil mal, kan skjema mal tildeles hver enkelt ansatt ved å gå til «Organisasjon – Innstillinger». Da vil den ansatte få denne/disse malen(e) som eneste alternativ.
Normalarbeidstid-mal
Lage maler for de som arbeider normaltid.
De som arbeider normaltid, trenger også maler.
Velg «Administrasjon» og så «Normalarbeidstid mal», deretter «Nytt skjema». Gi skjemaet navn og legg inn arbeidstid ut fra dager man arbeider og ut fra stillingsstørrelse. Dersom personen skal kunne ha flekstid, må man legge inn flekstid på hele dagen, noen timer før og noen timer etter den faste arbeidstiden. Velg da «Fleks» i menyen til høyre og dra den inn, og juster lengden ved å dra – eller ved å dobbeltklikke og skrive inn tidspunkt. Man må legge inn noe fleks-tid også på lørdager og søndager dersom personen noen gang skal kunne arbeide på disse dagene og føre det som positiv fleks. Man kan også lage en mal der man legger noe fleks på morgenen og noe fleks på ettermiddagen, men ikke midt på dagen. Da vil arbeidstageren få en arbeidsplan med såkalt «kjernetid» der man ikke kan la være å arbeide f.eks. mellom kl. 1000 og 1400, men flekse før og etter.
Man kan lage en mal som veksler mellom to versjoner i løpet av året (gjelder når man har sommertid/vintertid): Trykk på knappen «Legg til alternativ», velg dato for når alternativet skal gjelde, lag malen og lagre.
Gjør man feil eller man ønsker å endre på perioder, trykker man bare på det røde krysset og starter på nytt.
Man kan tildele en normalarbeidstid mal til flere arbeidstagere her i dette vinduet, men vi anbefaler at man ikke bruker denne funksjonen, men heller går til «Organisasjon» – «Innstillinger» og legger inn normalarbeidstid-mal på personen der.
Dersom man trykker på trekanten ved siden av det blå utropstegnet, vil man se hvem som bruker denne malen, og også hvem som tidligere har brukt den (rød farge)
Man kan ikke slette en mal for normalarbeidstid som er i bruk. Men man kan inaktivere den. Når man lager «Normalarbeidstid mal» med alternativer (f.eks. skifte sommer/vinter) så kan alternativet slettes.