Hva er SvarUt?
SvarUt er en tjeneste fra KS for helautomatisert utsending av brev og faktura til mottakere med norsk person- eller organisasjonsnummer. Privatpersoner som har akseptert å motta post fra det offentlige digitalt, vil motta forsendelsene i sin postkasse hos Digipost eller eBoks. Øvrige mottakere vil først få forsendelsene levert via Altinn, med varsel om dette på e-post. Hvis det ikke leses der innen to virkedager, vil det sendes videre til trykkeri for utskrift og postlegging, slik at mottakeren i stedet får det på papir.
Hvordan kan vi få SvarUt?
Hvis fellesrådet har en eksisterende avtale med sin kommune om bruk av SvarUt, kan denne avtalen brukes. Hvis ikke, kan tjenesten bestilles via Kirkepartner-plattformen til en rabattert pris.
Deretter bestilles SvarUt-integrasjon fra Ecclesia. Kostnadene for integrasjonen er oppgitt i prislisten, som kan åpnes fra hjelpesidene inne i systemet.
Oppsett
For at vi skal kunne sette opp deres SvarUt-konto riktig, trenger vi en avsenderkode og et servicepassord som er tilknyttet fellesrådet. Kirkepartner vil hjelpe sine brukere med å overføre dette til oss på en sikker måte. Har man tilgang via kommunen, må man som regel hente dette ut selv fra svarut.ks.no under menyvalget "konfigurasjon", som vist nedenfor.
Her er "nettby_kf" avsenderkoden.
Servicepassordet er en kode på 36 tegn, for eksempel a012b023-c034-d045-e056-f06789abcdef.
Dette vises kun én gang. Hvis man ber om et nytt, vil tidligere servicepassord bli gjort ugyldige.
Oversending av passord
Kopier servicepassordet og send det til Ecclesia på en sikker måte.
Hvis e-post skal benyttes, bør servicepassordet legges inn i en tekstfil som komprimeres med kryptering. Nøkkelen kan deretter sendes på SMS til en av våre ansatte. Etter at vi har mottatt dette, vil vi gjøre resten av oppsettet for dere.
Konteringskode
Deres konteringskode er fellesrådets organisasjonsnummer, satt sammen med "_ecclesia", for eksempel "987654321_ecclesia".
Når forsendelser ikke åpnes digitalt, men sendes videre til utskrift, påløper det kostnader til trykking, håndtering og porto. Disse kostnadene påfaller fellesrådet, og konteringskoden legges automatisk ved hver forsendelse for å angi dette.
Oppgi mottaker i hver brevmal
Før man kan sende brev med SvarUt, må man gå gjennom hver enkelt brevmal og angi riktig mottaker.
Dette gjøres ikke i brevteksten, men i et eget mottakerfelt øverst til høyre, hvor man kan velge mellom den ansvarlige for gravferden, byrået, festeren, stellkontakten osv. Denne innstillingen avgjør hvem SvarUt vil sende brevet til.
Utsending av faktura eller brev med SvarUt
Hvis man bruker Ecclesia som fakturasystem, kan SvarUt benyttes til å sende ut fakturaene.
Når SvarUt-integrasjonen er aktivert, vil skjermbildet som viser kjøringen etter at man har fakturert ha tre faner: «Til utskrift», «Sendt elektronisk» og «Alle».
«Sendt elektronisk» inneholder fakturaene som er sendt med SvarUt. Før fakturaene er sendt, vil denne være tom.
Trykk på funksjonsknappen i den første fanen og «Send med KS SvarUt» for å sende til de som har norsk person- eller orgnummer. Fakturaene som lar seg sende med SvarUt flyttes da over i «Sendt elektronisk»-fanen. Resten blir liggende igjen i «Til utskrift».
I skjermbildet under, er de gjenværende 121 i den første fanen er samlet i én pdf-fil som nå kan skrives ut på blankett. 141 fakturaer sendt med SvarUt.
Den siste fanen «Alle» vil alltid inneholde alle fakturaene i kjøringen, uavhengig av om de er sendt med SvarUt eller ikke.
Tilsvarende gjelder ved fletting av brev.
Skjermbildet som viser brevene i flettingen vil ha de samme tre fanene, slik at man kan sende med SvarUt til de som har norsk person- eller organisasjonsnummer. Til slutt skriver man ut de brevene som eventuelt ikke lot seg sende.
