Å nå ut med informasjon



 

Informasjonsflyt er en av menighetenes største utfordringer

Dette er en historie om hvordan du med hjelp av Vitec Agrando sin programvare kan nå ut med informasjon på flere måter. Vi er opptatt av at deres hverdag skal være enklest mulig for å formidle både det som skal ut i full offentlighet på nettsider, samt det som de frivillige har behov for av informasjon for sitt engasjement.

 

Vi ser for oss følgende:

Stabsmøte
Det er stabsmøte tirsdag 08:30 og daglig leder sitter med ukeplanen i Medarbeideren foran seg på PC. Staben går gjennom ukens program, og planlegger hva som skal skje i løpet av uken og eventuelt bemanning. Det skal blant annet gjennomføres følgende:

  • Hverdagsgudstjeneste tirsdag 14:00
  • Eldretreff onsdag 10:00
  • Menighetsrådsmøte onsdag 19:00 i peisestuen
  • Konsert med Robbie Williams torsdag kveld 20:00
  • Ungdomssamling i bomberommet fredag 19:00
  • Gudstjeneste søndag 11:00 – med barnegospel som deltar

Alle arrangement gjennomgås med tanke på om de skal publiseres på nettsidene. De blir enige om at alle disse skal publiseres. Daglig leder åpner den enkelte avtale og legger til knappen PUBLISER TIL NETTSIDE. I tillegg legges det til annen relevant informasjon i beskrivelsesfeltet for nettsiden. Her legges til for eksempel foredragsholder på eldretreffet, sakspapirer til menighetsrådsmøtet, link til billettsalg til konserten på torsdag, og blant annet bilde av barnegospel på søndagens gudstjeneste. Alle disse hendelsene ligger nå på nettsiden umiddelbart med relevant informasjon. Les mer om labOra Nettsider.

 

Endringer i planene
Det blir en endring i bemanning på hverdagsgudstjenesten. Daglig leder henter opp hendelsen i Gudstjenesteplanleggeren og bytter ut presten med kapellanen. Det legges også til en kirketjener til å ta seg av det praktiske. Samtidig kommer det innspill på at det ikke ligger informasjon om hvem som er prest og musiker på den enkelte gudstjeneste. Daglig leder åpner da knappen PUBLISERING og går gjennom hele listen med hva som er relevant å publisere av detaljer om en hendelse. Denne utvelgelsen blir nå gjeldene på alle hendelser som blir publisert via labOra Gudstjeneste.

 

Del tjenesterapporter og gudstjenestelister
På søndagens gudstjeneste er allerede all bemanning lagt inn i labOra Gudstjeneste. Der ligger en større liste med funksjoner og tjenester. Diakonen har fått innspill på at en del av de frivillige kunne tenke seg en oversikt over når de har tjeneste. Daglig leder går da igjen inn i labOra Gudstjeneste og trykker på knappen DELING. Daglig leder lager da en ny delingsrapport der han spesifiserer hvilken kirke det gjelder, legger til en tittel på delingsrapporten, og klikker av for alle opplysninger og tjenester han ønsker å dele med de frivillige. Deretter lagres og lukkes den, samtidig som daglig leder tar kopi av lenken til delingsrapporten og sender den til de involverte frivillige. De kan da åpne den og se sin egen og andres tjeneste sortert på dem selv eller alle involverte.

I tillegg ønsker daglig leder å gjøre det enkelt for hele menigheten å ha en enkel tilgang til gudstjenestelisten. Da gjør han samme operasjon og lager en delingsrapport som heter GUDSTJENESTEPLAN og utelater da bemanning som ikke er nødvendig. Etter lagring og kopiering av linken, legges linken ut på nettsidene slik at det enkelte medlem i menigheten kan lagre den som en favoritt og alltid ha gudstjenestelisten tilgjengelig.

 

Få gjester til arrangement
Konserten med Robbie Williams er et høydepunkt i menighetens vårprogram. Det er viktig å få dette ut til flest mulig. Her gjør en flere tiltak for å fremme informasjonen. Først åpnes avtalen i Medarbeideren og legger inn alt av relevant informasjon i feltet for PUBLISERING TIL NETT. Her legges det inn et bilde av artisten, lenke til billettsalg og praktisk informasjon. Dette vil en få tilgang til umiddelbart etter at avtalen er lagret i kalenderen på nettsiden.

I tillegg ønsker en å lage en egen artikkel om konserten. Da går en inn på nettsideredigering og lager en ny artikkel med all informasjon, samme bilde og noe flere bilder, samt lenken til påmelding. Den publiseres så til fremsiden på nettsiden.

Dette er såpass viktig informasjon at en også klikker på selve artikkelen, så klikker en på FACEBOOK tegnet og deler artikkelen på menighetens Facebook side, samt andre relevante Facebook sider.

Det er en vane i menigheten at frivillige og ansatte som er involvert i arrangement i løpet av en uke får en SMS med påminnelse av sitt engasjement. Da har vi flere måter å løse det på, men de 2 vanligste er følgende.

 

Fra Gudstjenesteplanlegger markerer en bare den hendelsen det gjelder med et enkeltklikk på hendelsen. Så går en opp til venstre til symbolet for SEND SMS. Da får en opp SMS vindu og kan velge avsender, samt evt ta bort eller supplere mottakere i tillegg til dem som allerede står der. Dette skjer rett i Gudstjenesteplanlegger.

 

Dersom det er en hendelse som ikke står i labOra Gudstjeneste, så går en ut i den ordinære kalenderen. Her finner en den dagen arrangementet er på. Deretter ENKELTKLIKKER du på arrangementet slik at det kommer opp ett popup/dialogvindu. Her er det en egen knapp for SEND SMS, og da kommer det samme vindu opp for valg av avsender og evt flere mottakere.

 

Legg merke til at samme mulighet har en for sending av e-post til de samme mottakere.



Tilbake