Vi ser for oss følgende situasjon:
Stabsmøte
Stabsmøtet første uke i november sitter vi og planlegger neste vårs gudstjenesteplan. Vi konkluderer med å lage plan fra januar til ut juni. Vi må få den opp i menighetsråd til godkjenning før jul, slik at vi rekker å få lagt ut den godkjente planen før nyttår.
- En i staben tar da frem LabOra Gudstjeneste og legger inn en fast plan på alle søndager fra og med 1. januar til 30. juni. Dette gjøres i èn operasjon for alle faste gudstjenester
- Deretter legger en inn enkeltgudstjenester på de datoer som kommer i tillegg; påske og friluftsgudstjenester
- Vi legger inn de utvidelser og ressurser vi vet skal være faste på hver gudstjeneste
- Setter status på gudstjenestene som UNDER PLANLEGGING
- Tar ut en skriftlig plan for fremlegging som saksdokument på menighetsrådet
Menighetsrådmøte
Så er vi kommet til menighetsrådsmøtet der daglig leder og sokneprest går gjennom listen. Noen gjør det i papirform, mens andre tar selve planen opp på projektor og foretar justeringer der og da. Rasjonelt i forhold til tidsbruk totalt sett. Planen blir så vedtatt i menighetsrådet.
Fordeling av oppgaver
Dagen etter tar daglig leder eller en annen med ansvar for de frivillige opp listen igjen og begynner å legge inn frivillige til de enkelte tjenestene. Det er kirketjenere, kirkeverter etc. Dette fordeles frem til hele planen er dekket. Samtidig legger soknepresten inn seg selv og kapellanen på de enkelte gudstjenester og bemanner dem. Når så planen er komplett, går daglig leder inn og setter alle gudstjenestene som bekreftet i status og samtidig publiserer dem til nett.
Medhjelperne har full kontroll på sine oppgaver
Nå er planen klar og det er på tide å distribuere den til de frivillige. Da går daglig leder inn og henter linken som lager en side på nett der de frivillige til enhver tid kan se sin egen tjeneste. Den er sanntidsoppdatert mot Medarbeideren og vil også vise endringer som gjøres. Denne linken kan en lagre på mobilen eller se i en nettleser. For dem som trenger planen i papirformat, skrives den ut ved bruk av knappen Rapport.
Credo er en egen app som de frivillige kan ta i bruk. Her har de også oversikt over sin egen tjeneste, og kan bytte tjenester med andre frivillige med samme tjenestetype. Enkel meldingstjeneste er også mulig gjennom app’en Credo. En kan også plukke opp tjenester dersom en selv har ledig tid og ønsker å bidra på en gudstjeneste.
Oppdatert kalender på nettsiden
Nettsidene våre har nå også blitt oppdatert med alle de planlagte gudstjenestene i kalenderen. Der vil en kunne lese sentrale opplysninger og den enkelte gudstjeneste og hvem som skal være med å delta. I tillegg har staben lagt inn en lengre tekst i beskrivelsesfeltet der det står at kor og korps skal delta. Her kan en skrive utfyllende opplysninger om hver enkel hendelse. Dette er sanntidsoppdatert med Medarbeideren slik at endringer en gjør i Medarbeideren også kommer med på nettsidene umiddelbart.
Vi blir pålagt påmelding og oppmøteregistrering
Plutselig får vi en utfordring med at vi skal maksimalt ha 50 personer tilstede på gudstjenesten, og vi må også vite hvem som har vært der. Da tar vi i bruk arrangementsmodulen som hjelper oss med å få satt begrensninger på antall fremmøtte, samt å få opplysninger om den enkelte som en må ta vare på inntil 14 dager. Dette integreres med Medarbeideren slik at en har en unik gruppe for den enkelte gudstjeneste med data på de fremmøtte.
Presten planlegger selve gudstjenesten.
Da er vi kommet til planlegging av gudstjenesten. Der har soknepresten tatt opp Labora Verksted og henter frem malen for gudstjeneste lokalt i vår egen kirke. I samarbeid med musiker legges salmene inn og forbønn redigeres til egne ord. Liturgien og kjøreplanen skrives så ut i små hefter til dem som er involvert, samt at den auto genererer visning til Powerpoint og på småskjerm som den enkelte besøkende kan hente opp på egen app på mobil enhet. Slik kan en følge med på gudstjenesten om en er svaksynt og ikke kan se projektor for eksempel.
Statistikk
Når gudstjenesten er fullført, legger kirketjener igjen opplysninger som skal føres i statistikken. Igjen henter daglig leder eller sokneprest opp Gudstjenesteplanlegger og legger inn statistikken for gudstjenesten.
Dette er en kort historien om hvordan programmene våre henger sammen for å produsere en gudstjeneste. Her kunne vi også tatt med hvordan dåpsfamilier melder seg til dåp, registrering av vielse etc. Det får bli en annen historie...